Introducción

Esta política está definida según lo estipulado en la  Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y ejercer el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; por lo cual , Muebles de Oriente como responsable del tratamiento de datos, de sus empleados, proveedores y clientes  se permite formular el presente documento con el fin  de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad.

El derecho al Hábeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, Muebles de Oriente acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando  bases de datos.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal de Muebles de Oriente y con el fin de explicar y describir el tratamiento y manejo de la información personal al que se tiene acceso a través de las cotizaciones, órdenes y  formularios de compra por parte de los clientes, las hojas de vida de los empleados y las bases de datos que se generan de los proveedores se ha elaborado el siguiente manual.

Definiciones

  • Autorización:consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos:conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal:cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular:persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento:cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Objeto

Muebles de Oriente. Con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.

En este manual, Muebles de Oriente  detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

Ámbito de aplicación

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Muebles de Oriente,  con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, y siempre y cuando no se trate de información pública.

Alcance

El presente Manual aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Muebles de Oriente y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la compañía.

Finalidad de la base de datos

Muebles de Oriente  en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados y proveedores, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos los cuales usted autoriza y que son:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios.
  • Implementar programas de fidelización.
  • Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  • Actividades de georeferenciación y estudios estadísticos.
  • Enviar información sobre actividades desarrolladas por la compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con la compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
  • Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
  • Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de los almacenes en los cuales la compañía desarrolla principalmente su actividad comercial.
  • Ejecutar los contratos que tiene suscritos la compañía.
  • Soportar los procesos de auditoría de la compañía.
  • Desarrollar procesos de selección y contratación de la compañía.
  • El envío de información necesaria para concluir las transacciones de compra realizadas en nuestros puntos de venta.
  • Entregar los servicios y el apoyo, o llevar a cabo cualquier tipo de transacción que se haya solicitado.
  • Envío de comunicaciones, tales como información sobre productos, el estado de sus transacciones, la información sobre los productos y servicios disponibles, ofertas promocionales y/o encuestas.
  • Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de Colombia y/o leyes internacionales aplicables.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre Muebles de Oriente. y el Titular.
  • En relación con lo anterior, Muebles de Oriente podrá ejecutar las siguientes acciones:
  • Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  • Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comprar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  • Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  • Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.
  • Con excepción de lo descrito anteriormente, Muebles de Oriente nunca revelará su información personal a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines.
  • Entre la información que guarda Muebles de Oriente. se encuentra su nombre, teléfono, dirección, cédula de ciudadanía, y dirección de correo electrónico, que son solicitados durante los procesos de compra o vinculación.
  • Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico de Muebles de Oriente almacenamos la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades.

Muebles de Oriente hasta la fecha no solicita suscripciones ni ningún tipo de datos a través de su página web, ya que esta cumple las funciones de catálogo y página informativa, los usuarios no deben inscribirse para tener acceso a dicha información, la página no presta servicio de ecommerce o venta en línea, por lo cual no solicitará información personal ni de pago.

 

Tratamiento de datos personales

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, Muebles de Oriente  realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

Derechos de los titulares de datos personales

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual Muebles de Oriente. Sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten como titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

  1. Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a Muebles de Oriente o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Muebles de Oriente o cualquier otra suscrita como titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por Muebles de Oriente o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.
  4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el Tratamiento Muebles de Oriente o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
  6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

Casos en los cuales Muebles de Oriente no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder

  • Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de Muebles de Oriente para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

  • Área de Administración de bases de datos.
  • Dirección: carrera 20 N. 24-137
  • Teléfono: 5410116
  • Correo electrónico: info@mueblesdeoriente.co

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

Todas y cada una de las consultas o quejas deberán ser puestas en un texto electrónico o en una comunicación física, es decir, se excluye la posibilidad de formular una consulta o queja de manera verbal o telefónica.

Una vez recibida por Muebles de Oriente, la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.

A quiénes se les puede entregar información por parte de Muebles de Oriente sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los datos

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a Muebles de Oriente

A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.

A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.

A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a Muebles de Oriente

Autorización

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, Muebles de Oriente  requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

Muebles de Oriente conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

En el caso de los clientes, estos darán aprobación en el documento de toma de orden de trabajo o cotización, donde estará dispuesto un apartado donde se pregunta de manera expresa si acepta la política de privacidad y manejo de datos, estas órdenes de trabajo son firmadas y aprobadas por los clientes. Nuestros empleados firmaran una constancia que será anexada a su hoja de vida, y nuestros proveedores devolverán vía correo electrónico una autorización firmada.

En caso que Muebles de Oriente cambie significativamente la declaración aquí presentada o la forma en que utiliza su información personal, esto será publicado mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones. Todos los términos modificados entran en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio Web.

Procedimiento para actualizar información.

El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de Muebles de Oriente. O el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a nuestro  correo electrónico info@mueblesdeoriente.co  o la dirección: Cra 20 N. 24- 137

Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

La solicitud debe ser dirigida al correo electrónico info@mueblesdeoriente.co o la dirección: carrera 20 N. 24 -137 en El Retiro- Antioquia  con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida. El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Muebles de Oriente

Obligaciones de Muebles de Oriente

Muebles de Oriente  reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
  • La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
  • La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio Web mueblesdeoriente.co entre otros.
  • La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  • En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
  • La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
  • La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
  • Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes, el cual se encuentra contenido en este documento.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Periodo de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de Muebles de Oriente tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

Mecanismos de protección y privacidad de información personal

Muebles de Oriente  se compromete a proteger la seguridad de su información personal, toda la información almacenada por Muebles de Oriente. Será administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente en Colombia

Información personal de menores de edad

Muebles de Oriente  no recopila información personal de menores de 18 años.